Para entender as obrigações trabalhistas digitais é preciso, antes, entender o contexto geral que envolvem esse assunto.
A partir da publicação do Decreto 6.022, em 2007, todas as obrigações com fiscos – de qualquer alçada – passaram a ter o compromisso de unificação e simplificação no ambiente SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
As precursoras foram as obrigações tributárias de EFD-ICMS/IPI e também do resultado contábil – ECD,
como resultado, todas as obrigações desde então, tendem a ser maximizadas na exigência de informações, de forma a permitir o cumprimento da obrigação principal.
As obrigações acessórias – diferentemente das principais que têm como princípio o recolhimento do tributo (pagamento das taxas, impostos e contribuições) – dizem respeito,
basicamente, à efetiva comprovação dos valores apurados, suas bases de apuração, períodos de apuração e documentos ou operações que sustentam os valores recolhidos.
Os fiscos têm colocado aos contribuintes obrigações de toda ordem.
E, geralmente, a cada nova alteração, aumenta a quantidade e o nível de detalhamento das informações solicitadas,
a fim de explicitar cada operação e suas consequências no âmbito da obrigação principal.
As novas obrigações trabalhistas digitais e seus requisitos mais importantes e permanentes
No contexto acima descrito, temos, para efeitos previdenciários, tributários e trabalhistas, novas obrigações, abaixo citadas com uma breve análise de seus requisitos mais importantes e permanentes:
EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) – uma das obrigações trabalhistas mais importantes
Livro digital das antecipações tributárias, mais precisamente, das retenções de tributos federais.
- A escrituração que substituirá a DIRF e a GEFIP (gerada pelo SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) pressupõe, no primeiro momento, uma declaração apenas para fins previdenciários.
Tais retenções – recolhimento antecipado do tributo devido e passível de compensação – são mandatórias na obrigação acessória.
Portanto , as retenções de contribuições sociais – CSRF (Contribuições Sociais Retidas na Fonte) e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) também são alvo de escrituração e deverão seguir as orientações do MAFON (Manual do Imposto de Renda Retido na Fonte ),
harmonizando os recolhimentos realizados a favor de terceiros e suas declarações.
- Também é preciso destacar que, no caso das contribuições previdenciárias, não há distinção aos empreendimentos enquadrados no sistema do SIMPLES Nacional.
Assim, mesmo aqueles contribuintes que não estão enquadrados para entrega do SPED, como por exemplo, na contratação ou prestação de serviços com retenção, deverão cumprir o que estabelece o regramento da EFD-REINF.
eSocial – a obrigação trabalhista mais conhecida
Segmento do Sped que trata exclusivamente de obrigações decorrentes da relação de trabalho e emprego.
- É preciso ter em mente que todas as informações não serão cadastros convencionais, pois, mesmo aquelas que têm finalidade de cadastro no sistema de gestão de pessoas, serão informações mutáveis no eSocial.
Por exemplo, o sexo (civil, não propriamente o gênero) do colaborador ou contribuinte individual.
Esta informação poderá ser tratada como cadastro no sistema de folha de pagamento, todavia, para efeitos de eSocial, deverá ser tratada como informação que poderá ter validade finita.
Da mesma forma, o nome, data de nascimento e outras tantas informações que serão parte do acervo de informações do colaborador no sistema estatal (para obtenção de aposentadoria) e de comprovação de dados por parte dos empregadores ou contratantes.
- Quando for preciso retificar um movimento do passado, as tabelas deverão estar compatíveis com o movimento de folha de pagamento (ou outra obrigação acessória) da época e vice-versa.
Em nenhum caso é aceitável que a alteração de algum item de tabela no tempo atual modifique o passado.
Portanto é preciso que os sistemas tenham uma visão de vigência por período, evitando que uma alteração atual mude também o registro do passado.
- A diferenciação dos movimentos que compõem o eSocial e a EFD-REINF muitas vezes se confundem.
Para que haja uma distinção razoável, é preciso responder à pergunta: “Qual relação estabelecida entre contratante e contratado(a)?”.
Se for uma relação que decorre efetivamente de trabalho, será declarada no eSocial, mesmo que não haja contratação formal,
como no caso dos MEIs – Microempreendedor Individual (sujeita a contribuição) ou dos contribuintes individuais,
também chamados de RPAs (Recibo de Pagamento Autônomo) ou RPCIs (Recibo de Pagamento de Contribuinte Individual).
Todas as relações que não são decorrentes de trabalho devem ser declaradas na EFD-REINF,
por isso, os beneficiários de aposentadoria ou pensão (não são funcionários do INSS – Instituto Nacional de Seguridade Social).
SERO (Serviço Eletrônico de Regularização de Obra) – entre as obrigações trabalhistas a menos conhecida
Sistema para uso “intramuros” entre os órgãos de fiscalização de obras e a Receita Federal, em conjunto com DISO (Declaração e Informações Sobre Obras).
- O sistema é alimentado pelas autoridades locais quanto à inspeção e liberação de obras civis.
Ele tem relação estreita entre a evolução física, metragem executada, auferida e declarada pelas autoridades locais e o recolhimento à Previdência Social decorrente do uso de mão de obra de terceiros.
Neste caso, a operação do sistema independe do contribuinte e é operado pelas autoridades locais, geralmente a prefeitura municipal concedente de Habite-se.
DCTFweb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web)
Ambiente de recolhimento de tributos no qual é possível realizar todo o processo de controle de geração de guias ao pagamento tributário.
- Interligado aos demais sistemas da Receita Federal do Brasil,
ele tem o papel de gerir os tributos e viabilizar os recolhimentos ao contribuinte através do portal do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte).
- Certamente a visão desta obrigação, em contraste, contradiz o exposto acima quanto à classificação de acessória, e principal, uma vez que,
para o cumprimento da principal, recolhimento do tributo, é preciso cumprir a acessória, pois o próprio sistema se abastece das acessórias cumpridas.
- Está em fase inicial com o eSocial e EFD-Reinf e estará interligada às demais obrigações geridas pela Receita Federal do Brasil.
- Importante ressaltar que a DCTF convencional será mantida até que não haja mais tributos a serem processados por esta via.
Ressaltamos que quando for necessário cumprir uma obrigação interligada à DCTFweb, não se pode declarar em duplicidade também na DCTF.
A duplicidade ou não, é declarada como confissão de dívida tributária que, de fato,
enseja o cumprimento de recolhimento ao Tesouro Nacional, e a realização dos procedimentos de PERD/Comp.
PER/DComp (Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de Compensação)
Sistema anexo à DCTFweb, que permite a compensação de tributos pagos a maior, em excesso ou, ainda,
realizar pedido de ressarcimento de valores pagos a maior, por antecipação, quando comprovada circunstância prevista na legislação.
- No âmbito da DCTFweb, os pedidos homologados pela Receita Federal são automaticamente geradores de créditos tributários aos beneficiários.
- Para o PER/DComp, caso a autoridade tributária não tenha se manifestado, cabe ao contribuinte provocá-la, a ponto resolver a lide acerca do crédito pleiteado.
- Cabe também ressaltar que os créditos previdenciários, a partir da EFD-Reinf e eSocial, devidamente declarados passam a compor o sistema de arrecadação e apuração.
Portanto, não é mais necessário requerer à autoridade tributária previdenciária (INSS) o uso do crédito tributário.
Ele se dará de forma automática ao contribuinte, constando no e-CAC, utilizando como base os valores declarados.
Desde a criação do SPED, houve uma transformação nas rotinas das auditorias, que agora sendo digitais,
pressupõe a análise por processos automatizados de todas as operações.
Certamente, considerar uma auditoria de forma vertical, totalizadores versus registros contábeis, ou horizontal, operação e seus reflexos gerando um livro auxiliar, como, por exemplo,
notas fiscais e sua sensibilização no estoque (operação por operação, incluindo custos de aquisição) tornou-se uma prática altamente recomendável.
