Como prevenir riscos fiscais trabalhistas e previdenciários?

O eSocial é o sistema do governo federal para fazer o controle do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das relações onerosas de trabalho, instituído pelo Decreto 8.373/14. Além de gerar um grande banco de dados a ser partilhado pelo Ministério do Trabalho, Receita Federal do Brasil, Previdência Social e Caixa Econômica Federal, o eSocial traz outras obrigações, tais como a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Obrigações Fiscais (EFD-Reinf) e a DCTFWeb, esta última para geração de recolhimentos previdenciários.

Com mais de 2.500 campos a serem preenchidos, em mais de 40 microdeclarações a serem enviadas ao governo federal, o motivo da preocupação lateja em todos os empregadores do país: como evitar as autuações com a gama de dados enviados, desde antes da admissão do trabalhador até o desligamento?

Nesse contexto de grandes mudanças na área trabalhista, não só com o envio de dados ao eSocial, mas também com a recente reforma da Consolidação das Leis do Trabalho, com a Lei 13.467/17, que alterou tanto a CLT quanto o Regulamento da Previdência Social (Lei 8/212/91), entra a auditoria trabalhista e previdenciária como forma de prevenção de riscos fiscais.

A auditoria trabalhista e previdenciária é a análise de documentos e rotinas e a realização de cálculos e conferências na área trabalhista e previdenciária, visando à conformidade com a legislação vigente e publicação de um relatório, no qual serão apresentadas as não conformidades, as possíveis penalidades e as soluções indicadas pelo auditor ou equipe de auditores.

A auditoria trabalhista e previdenciária deve ser realizada observando-se as três macroetapas:

1. Levantamento da documentação e análise dos documentos

É preciso determinar, inicialmente, o foco e a extensão, ou seja, quais as áreas e documentos serão examinados e o tempo a ser analisado. Em auditoria trabalhista é comum a análise das ocorrências dos últimos cinco anos, incluindo documentação, folha de pagamento, pagamento de férias e de décimo terceiro salário, rescisões contratuais, cálculos e recolhimentos previdenciários, de imposto de renda e do FGTS.

• Cálculos, conferências e apuração das falhas e inconsistências

Na execução da auditoria trabalhista, deve-se considerar alguns procedimentos comuns na atividade, conforme expomos na lista a seguir. Ao analisar cada tópico a ser auditado, relacionaremos qual procedimento é o mais adequado.

• Elaboração do relatório de auditoria e apresentação

Nesta etapa, também confirmamos para a entidade as rotinas que estão de acordo com as normas e a legislação e recomendamos novos procedimentos nas rotinas que estão divergentes com as práticas legais. O relatório de auditoria é a finalização exitosa do trabalho de auditoria, pois é por meio dele que o auditor informa às pessoas a quem se dirige o seguinte: trabalho realizado e seu alcance; forma como foi realizado; fatos relevantes observados; conclusões e recomendações; previsão de gastos com penalidades e de economia com a auditoria. Sugerimos a apresentação da análise por meio dos seguintes tópicos:

1. O que foi auditado (documento e tempo);
2. Procedimentos de auditoria;
3. O erro encontrado e a evidenciação;
4. A infração cometida;
5. A penalidade ou risco aos quais o empregador está sujeito;
6. As recomendações para acerto ou as providências que já foram tomadas.

Obs.: Por precaução, não recomendamos a identificação nominal de empregados no relatório, devendo ser citado apenas o número de registro.

É importante ressaltar que a auditoria não se propõe a descobrir 100% das falhas existentes, já que trabalha por amostragem, geralmente cobrindo de 20% a 30% do total de documentos gerados nos últimos cinco anos de atividades na área trabalhista e previdenciária da empresa. Sendo essa auditoria uma atividade de apoio, requer a uma reunião prévia com os responsáveis pelos setores de pessoal e recursos humanos, que são os que estão diretamente ligados às rotinas a serem auditadas.

Desde 2007 sendo controlada pela Receita Federal do Brasil (RFB), a arrecadação previdenciária tem sido alvo de constantes fiscalizações.  No dia 25/4/2017, a RFB iniciou a segunda etapa das ações do Projeto Malha Fiscal da Pessoa Jurídica e notificou 7.271 empresas por irregularidades no recolhimento de contribuições previdenciárias declaradas no Guia de Recolhimentos do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), conforme notícia publicada no portal www.rfb.gov.br.

Por conta desses números, é possível prever um aumento considerável das ações eletrônicas de fiscalização mais eficiente. E para evitar que, até por descuido no cumprimento da intrincada legislação, a empresa seja objeto de uma autuação, recomendamos que os empregadores se utilizem da auditoria trabalhista e previdenciária, que tem caráter preventivo e orientador.

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